Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die Gesellschaft bürgerlichen Rechts

Heartly GbR
Liebigstraße 28
64293 Darmstadt
Deutschland

Die Gesellschaft wird von ihren Gesellschaftern gemeinschaftlich vertreten: Robin Stork, Julius Schylla, Justin Kittan und Jonas Bassenauer.

Ansprechpartner für Datenschutz. Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an Justin Kittan, j.kittan@heartly-care.de.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt. Ihre Anliegen richten Sie bitte unmittelbar an die oben genannte Anschrift.

Diese Erklärung richtet sich an alle Personen, deren Daten über Heartly verarbeitet werden. Das sind nicht nur diejenigen, die die App bedienen:

• Angehörige, die die App nutzen und ein Nutzerkonto anlegen.
• Pflegebedürftige Personen, deren Daten in Heartly verwaltet werden, häufig ohne dass sie die App selbst bedienen.
• Weitere an der Pflege beteiligte Personen, etwa Geschwister, eine 24-Stunden-Kraft oder Nachbarn.
• Beschäftigte von Einrichtungen, Mitarbeitende von Pflegediensten und Tagespflegen, die mit Heartly arbeiten.
• Dritte, die in der App genannt werden, etwa Hausärztinnen und Hausärzte, Apotheken oder Pflegekassen.

Wenn Sie zu einer dieser Gruppen gehören und Ihre Daten nicht von Ihnen selbst stammen, erklärt Abschnitt 4, woher wir sie haben.

Das hängt davon ab, wer über eine Verarbeitung entscheidet.

Heartly ist Verantwortlicher, wenn wir selbst über Zweck und Mittel entscheiden. Das betrifft insbesondere das Nutzerkonto der Angehörigen, den Betrieb der App, unsere Sicherheitsmaßnahmen und unseren Support.

Heartly ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, wenn eine Pflegeeinrichtung Heartly nutzt, um ihre eigene Dokumentation zu führen. In diesem Fall entscheidet die Einrichtung, welche Daten sie zu welchem Zweck erfasst; wir verarbeiten sie ausschließlich auf ihre Weisung. Für diese Verarbeitungen ist die Einrichtung Ihre Ansprechpartnerin. Mit jeder Einrichtung schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO.

Im Pilotprojekt ist dies die Dadimo – Ihr Pflegedienst GmbH, Egerländer Str. 6, 64331 Weiterstadt.

4.1 Daten, die Sie selbst angeben

Bei der Registrierung, beim Anlegen eines Pflegeprofils, beim Dokumentieren und bei Kontaktaufnahmen zu uns.

4.2 Daten, die andere über Sie angeben

Dies ist der für Heartly typische Fall. Legt eine Angehörige ein Pflegeprofil an, trägt sie Angaben über die pflegebedürftige Person ein und nennt gegebenenfalls weitere Beteiligte, etwa die behandelnde Hausärztin oder eine Betreuungskraft. Wir erhalten Ihre Daten dann von der Person, die das Profil führt.

Wir informieren Sie hierüber nach Art. 14 DSGVO. Weil wir Sie in vielen Fällen nicht direkt erreichen können, geben wir der Person, die Ihre Daten eingibt, ein Informationsblatt an die Hand, das sie Ihnen aushändigt. Sie können diese Erklärung außerdem jederzeit auf dieser Seite abrufen oder unter j.kittan@heartly-care.de anfordern.

Auf diesem Weg gelangen zu uns: Stammdaten, Kontaktdaten, Angaben zum Pflege- und Gesundheitszustand sowie berufliche Funktion und Erreichbarkeit beteiligter Fachpersonen.

4.3 Daten von Einrichtungen

Nutzt ein Pflegedienst oder eine Tagespflege Heartly für die eigene Dokumentation, erhalten wir Daten über Sie von dieser Einrichtung. Für diese Verarbeitung ist die Einrichtung verantwortlich, siehe Abschnitt 3.

4.4 Daten, die automatisch entstehen

Beim Aufruf der App und beim Besuch unserer Website entstehen technische Verbindungsdaten, siehe Abschnitt 5.1.

Bei Gesundheitsdaten braucht es zwei Rechtsgrundlagen gleichzeitig: eine aus Art. 6 Abs. 1 DSGVO für die Verarbeitung an sich und eine aus Art. 9 Abs. 2 DSGVO für den besonderen Schutz von Gesundheitsdaten. Beide sind unten jeweils genannt.

5.1 Bereitstellung und technischer Betrieb

Zweck

App und Website bereitstellen, Verbindung aufbauen, Stabilität und Sicherheit gewährleisten, Fehler erkennen und beheben

Daten

Geräte- und Browserkennung, Betriebssystem und Version, App-Version, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Funktion, Spracheinstellung, übertragene Datenmenge, technische Fehlermeldungen

Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen und sicheren Dienst

Speicherdauer

Server- und Zugriffsprotokolle: 7 Tage

Beim Herunterladen der App übermittelt Ihr Gerät die dafür erforderlichen Angaben an den jeweiligen App-Store bzw. Ihren Browser. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss; verantwortlich sind die jeweiligen Anbieter.

5.2 Nutzerkonto

Zweck

Konto anlegen und verwalten, Sie authentifizieren, Zugang zu Ihrem Pflegekreis ermöglichen

Daten

Name, E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hashwert gespeichert), Zeitpunkt der Registrierung, Zeitpunkt des letzten Logins

Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Erfüllung des Nutzungsvertrags

Speicherdauer

Im laufenden Betrieb sofort und nicht umkehrbar. In den täglichen Sicherungskopien der Datenbank bleibt der Stand bis zu 7 Tage erhalten und wird dann überschrieben

5.3 Pflegeprofil und Pflegedokumentation

Dies ist der Kern von Heartly und der Bereich, in dem Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden.

Zweck

Die Pflege einer Person dokumentieren, im Familienkreis koordinieren und nachvollziehbar halten

Daten

Name, Geburtsdatum und Anschrift der pflegebedürftigen Person, Pflegegrad, Angaben zu Erkrankungen einschließlich demenzieller Erkrankungen, Medikationsplan mit Wirkstoff, Dosierung und Einnahmezeitpunkt, Vitalwerte und Verlaufseinträge, Termine und Aufgaben, Notizen und Nachrichten der beteiligten Personen, Angaben zu behandelnden Ärztinnen, Ärzten und Pflegekräften

Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, Ihre ausdrückliche Einwilligung

Speicherdauer

Bis zum Widerruf der Einwilligung oder zur Löschung des Pflegeprofils; im Pilotprojekt längstens bis zum 28.02.2027

5.4 Hochgeladene Dokumente

Zweck

Unterlagen zur Pflege an einem Ort verfügbar halten

Daten

Von Ihnen hochgeladene Dateien, etwa Bescheide der Pflegekasse, Vollmachten, Betreuerausweise, Arztbriefe oder Pflegeberichte, einschließlich aller darin enthaltenen Angaben

Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO

Speicherdauer

Bis zur Löschung durch Sie, längstens bis zur Löschung des Pflegeprofils

5.5 Nachweis der Vertretungsberechtigung und der Einwilligung

Zweck

Dokumentieren, in welcher Rolle eine Person für die pflegebedürftige Person handelt, und die Wirksamkeit der Einwilligung nachweisen können

Daten

Angabe der Rolle (pflegebedürftige Person selbst, bevollmächtigt, gerichtlich bestellte Betreuung, oder dass niemand wirksam einwilligen kann); bei einer Vertretung der Name der erklärenden Person, die Art des Nachweises (Vorsorgevollmacht, Betreuerausweis oder Beschluss des Betreuungsgerichts) und der Tag, an dem er vorlag; kann niemand einwilligen, ein kurzer Grund, den Sie selbst eintragen (etwa „fortgeschrittene Demenz"); Zeitpunkt und Fassung der erteilten Einwilligung und eine Notiz. Den Nachweis selbst laden Sie nicht hoch.

Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO, gesetzliche Nachweispflicht

Speicherdauer

3 Jahre nach Ende der Verarbeitung, entsprechend der regelmäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB

5.6 Austausch mit dem Pflegedienst oder der Tagespflege

Zweck

Pflegerelevante Informationen zwischen Familie und Einrichtung übergeben, ohne dass Wissen verloren geht

Daten

Der von Ihnen freigegebene Ausschnitt der Pflegedokumentation

Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, gesonderte Einwilligung, getrennt von der Nutzung im Familienkreis

Speicherdauer

Bis zum Widerruf der Freigabe oder zum Ende der Zusammenarbeit mit der Einrichtung

Die Einrichtung sieht ausschließlich die für ihre Aufgabe erforderlichen Daten. Sie können die Freigabe jederzeit in der App zurücknehmen.

5.6a Was der Pflegedienst Ihnen schickt

Die Gegenrichtung zu 5.6: Nach jedem Einsatz kann ein kurzer Satz in Ihrer App erscheinen, und der Pflegedienst kann Ihnen Nachrichten schreiben. Verantwortlich für diese Inhalte ist der Pflegedienst, nicht Heartly. Wir übertragen und speichern sie in Ihrer Akte.

Zweck

Angehörige erfahren, was beim Einsatz war, ohne beim Dienst anrufen zu müssen

Daten

Ein allgemein gehaltener Satz zum Einsatz, Nachrichten des Dienstes, Hinweise auf Termine

Grundlage

Die ausdrückliche Einwilligung der betreuten Person gegenüber ihrem Pflegedienst nach Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, verbunden mit der Entbindung von der Schweigepflicht nach § 203 StGB

Speicherdauer

Mit der Akte, bis zum Widerruf

⚠️ Zwei Dinge müssen zusammenkommen, sonst kommt nichts an. Die betreute Person muss ihren Pflegedienst von der Schweigepflicht entbunden haben, und Sie müssen den Empfang in Ihren Einstellungen eingeschaltet lassen. Fehlt eines von beidem, dokumentiert der Dienst weiter, aber bei Ihnen erscheint nichts. Das ist kein Fehler der App.

Pflegefachkräfte unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB. Ohne die Erklärung der betreuten Person dürfen sie Angehörigen nichts über die Pflege mitteilen, auch nicht über eine App. Seit dem 8. Oktober 2026 setzt Heartly das technisch durch und verlässt sich nicht auf das Papier.

5.7 Spracheingabe, Sprachausgabe und automatische Auswertung von Schreiben

Heartly erleichtert die Dokumentation, indem Sie Einträge diktieren können. Außerdem können Sie sich Inhalte vorlesen lassen und Schreiben, etwa Bescheide der Pflegekasse, automatisch auswerten lassen.

Zweck

Diktierte Einträge in Text umwandeln, Inhalte als Sprache ausgeben, hochgeladene Schreiben auswerten und zusammenfassen

Daten

Audioaufnahme Ihrer Eingabe, daraus erzeugtes Transkript, Inhalt der ausgewerteten Schreiben, daraus abgeleitete Einträge, für die Sprachausgabe der vorzulesende Text

Empfänger

OpenAI Ireland Ltd., Verarbeitungsort: Vereinigte Staaten und Europäische Union

Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, gesonderte ausdrückliche Einwilligung

Speicherdauer

Wir speichern die Audioaufnahme nicht; sie wird unmittelbar nach der Umwandlung in Text verworfen. Scheitert die Übertragung, etwa bei fehlender Netzverbindung, verbleibt die Aufnahme bis zur erfolgreichen Übermittlung auf Ihrem Gerät, längstens 24 Stunden. Transkript, Auswertung und Einträge: wie Pflegedokumentation.

Unser Dienstleister führt Protokolle zur Erkennung von Missbrauch und hält die übermittelten Inhalte darin bis zu 30 Tage vor. Diktate sind davon nicht betroffen: Für die Endpunkte der Sprachumwandlung ist dort keine Aufbewahrung vorgesehen.

Für das Diktat im Browser nutzt die App zusätzlich die Spracherkennung, die Ihr Browser mitbringt. Dabei wird Ihre Aufnahme vom Browser an dessen Hersteller übertragen, bei Google Chrome an Google, bei Safari an Apple. Diese Übertragung geht von Ihrem Gerät aus; Google und Apple sind dafür eigene Verantwortliche, und es gelten deren Datenschutzbestimmungen. Beide Unternehmen sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Wenn Sie das nicht möchten, tippen Sie Ihre Einträge; alle Funktionen stehen auch ohne Spracheingabe zur Verfügung.

Sie erkennen in der App eindeutig, wann Sie mit einem KI-System interagieren (Art. 50 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2024/1689, KI-Verordnung). Automatisch erzeugte Einträge werden Ihnen vor der Übernahme zur Bestätigung angezeigt.

Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Das haben wir mit unserem Dienstleister vertraglich vereinbart.

5.8 Nachschlagen von Medikamenten

Zweck

Ein Medikament anhand des Strichcodes auf der Packung identifizieren

Daten

Ausschließlich der Strichcode des Medikaments. Es werden keine Angaben übermittelt, die einen Bezug zu Ihnen oder zur pflegebedürftigen Person herstellen.

Empfänger

openFDA, ein öffentlicher Datendienst der U.S. Food and Drug Administration

Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Erfüllung des Nutzungsvertrags

Speicherdauer

Die Abfrage wird von uns nicht personenbezogen gespeichert

Die Abfrage stellt unser Server, nicht Ihr Gerät. Ihre Verbindungsdaten, insbesondere Ihre IP-Adresse, werden dabei nicht an openFDA übermittelt.

5.9 Benachrichtigungen

Zweck

Sie über Termine, Aufgaben und Änderungen in Ihrem Pflegekreis informieren

Daten

Push-Adresse Ihres Geräts oder Browsers, E-Mail-Adresse, Inhalt und Zeitpunkt der Benachrichtigung

Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Ihre Einwilligung; für das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG

Speicherdauer

Bis zum Widerruf oder zur Löschung des Kontos

Push-Benachrichtigungen werden über den Push-Dienst Ihres Geräteherstellers bzw. Browsers zugestellt, je nach Gerät Google, Mozilla oder Apple. Der Inhalt der Benachrichtigung ist dabei verschlüsselt; der Push-Dienst kann ihn nicht lesen. Übermittelt wird ihm die Push-Adresse Ihres Geräts.

Systemnachrichten, die für die Vertragserfüllung erforderlich sind, etwa die Bestätigung Ihrer Registrierung oder ein Hinweis auf sicherheitsrelevante Änderungen, erhalten Sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.10 Support und Kontaktaufnahme

Zweck

Ihre Anfragen bearbeiten

Daten

Name, E-Mail-Adresse, Inhalt Ihrer Anfrage, gegebenenfalls Angaben zu Ihrem Konto

Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Speicherdauer

2 Jahre nach Abschluss des Vorgangs

Ein Zugriff auf Ihre Pflegedaten im Klartext erfolgt ausschließlich anlassbezogen, nur soweit zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich, und wird protokolliert.

5.11 Begleitung des Pilotprojekts

Zweck

Rückmeldungen der teilnehmenden Familien einholen, um Heartly zu verbessern

Daten

Name, Kontaktdaten, Ihre Rückmeldungen

Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Ihre gesonderte Einwilligung

Speicherdauer

Bis zum Widerruf, längstens bis zum 28.02.2027

5.12 Was wir ausdrücklich nicht tun

• Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter.
• Wir verwenden Ihre Pflege- und Gesundheitsdaten nicht zum Training von KI-Modellen.
• Wir werten Ihre Pflegedokumentation nicht zu Marketing- oder Profilbildungszwecken aus.
• Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber im Sinne des Art. 22 DSGVO.
• Wir setzen keine Werbenetzwerke, keine Tracking-Pixel sozialer Netzwerke und keine von externen Servern nachgeladenen Schriftarten ein.

5.13 Warteliste, Downloads und Anfragen

Wenn Sie sich in die Warteliste eintragen, eine Vorlage oder ein Rechnerergebnis per E-Mail anfordern oder als Pflegedienst eine Vorführung anfragen, speichern wir die Angaben aus dem jeweiligen Formular.

• Warteliste und Downloads: E-Mail-Adresse, Name, soweit angegeben, und die Stelle, von der die Anmeldung kam. Dazu Zeitpunkt und Fassung der erteilten Einwilligung sowie die IP-Adresse, von der sie abgesendet wurde.
• Anfrage eines Pflegedienstes: Name der Einrichtung, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Ort, Zahl der versorgten Personen und Mitarbeitenden, und Ihre Nachricht.

Warum die IP-Adresse: Sie ist der Nachweis, dass die Einwilligung von Ihnen kam und nicht jemand Ihre Adresse eingetragen hat. Art. 7 Abs. 1 DSGVO verlangt, dass wir die Einwilligung nachweisen können; ohne diesen Nachweis müssten wir jede Anmeldung für ungültig halten.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, erteilt über das Pflichtkästchen im Formular, und für die Anfrage eines Pflegedienstes zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b (vorvertraglich). Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen; der Abmeldelink steht in jeder Mail.

Speicherdauer: 24 Monate ab der Anmeldung. Unbestätigte Anmeldungen werden schon nach 48 Stunden gelöscht. Bei einer Kontolöschung gehen die Zeilen mit derselben E-Mail-Adresse sofort

Was wir mit diesen Angaben nicht tun: Wir verbinden sie nicht mit Ihrer Pflegedokumentation. Wer kein Konto hat, hat bei uns keine Gesundheitsdaten; wer eines hat, wird über die E-Mail-Adresse zugeordnet und bei einer Kontolöschung mit erfasst.

5.14 Kalender-Abo

Sie können die Termine einer betreuten Person in Ihren eigenen Kalender holen. Dazu richten wir eine Abo-Adresse ein, die Ihr Kalenderprogramm regelmäßig abruft.

Was dabei übermittelt wird: der Name der betreuten Person als Kalendername, der Titel jedes Termins, der Ort, der Name des Arztes oder der Ärztin, soweit eingetragen, und die Besuche des Pflegedienstes als Wiederholungstermin. Keine Medikamente.

Wer die Adresse abruft, ist ein eigener Verantwortlicher. Nicht das Programm auf Ihrem Gerät holt die Termine, sondern der Dienst dahinter: Google, Microsoft oder Apple, je nachdem, welchen Kalender Sie benutzen. Er ruft die Adresse in eigenem Takt ab, auch wenn Ihr Gerät aus ist, und er verarbeitet die Termine nach seinen eigenen Bestimmungen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht mit diesen Diensten nicht und ist nicht möglich.

Die Adresse ist das Geheimnis: Wer sie kennt, sieht die Termine, ohne sich anzumelden. Geben Sie sie deshalb nur in Ihr eigenes Kalenderprogramm ein.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, erteilt durch das Einrichten des Abos.

Zur Übermittlung in ein Drittland: Google, Microsoft und Apple verarbeiten auch ausserhalb der Europäischen Union. Einen Vertrag, der dafür die Garantien des Kapitels V der Datenschutz-Grundverordnung schafft, können wir mit diesen Diensten nicht schliessen, weil sie keine Weisungen von uns annehmen. Ob die Ausnahme für die Übermittlung mit ausdrücklicher Einwilligung ein wiederkehrend abgerufenes Abo trägt, lassen wir anwaltlich klären; wir behaupten es bis dahin nicht. Wenn Ihnen das nicht recht ist, richten Sie das Abo nicht ein oder widerrufen Sie es. Alles andere in Heartly funktioniert ohne.

Speicherdauer: 12 Monate ab dem Einrichten; danach 30 Tage, bis die Abo-Adresse gelöscht wird. Widerrufen könnt ihr jederzeit in der App

⚠️ Bis zum 05.10.2026 lief ein eingerichtetes Abo nie ab, und dieser Abschnitt fehlte. Beides ist seit diesem Tag behoben: Die Adresse gilt zwölf Monate und wird beim Abruf geprüft.

6.1 Innerhalb Ihres Pflegekreises

Die Personen, die Sie zu einem Pflegeprofil einladen, erhalten Zugriff auf die Daten dieses Pflegeprofils. Sie entscheiden selbst, wen Sie einladen, und können einen Zugang jederzeit wieder entziehen.

6.2 Dienstleister

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Ihre Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung verarbeiten. Mit allen haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Dies ist die vollständige Liste:

Supabase

Datenbank, Anmeldung, Speicherung hochgeladener Dateien. Verarbeitungsort Irland. Alle Kontodaten und Inhalte einschließlich Gesundheitsdaten.

Vercel

Auslieferung der Anwendung, Serverfunktionen. Verarbeitungsort Frankfurt am Main. Alle Daten im Durchlauf, keine dauerhafte Speicherung.

OpenAI Ireland Ltd.

Diktat, Sprachausgabe, Auswertung von Schreiben und das Live-Gespräch. Verarbeitungsort Vereinigte Staaten und Europäische Union. Inhalte, die Sie diktieren oder auswerten lassen, einschließlich Gesundheitsdaten, nur mit Ihrer Einwilligung.

Resend

Versand von E-Mails, Bestätigungen und Einladungen. Verarbeitungsort Irland. E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Nachricht.

Push-Dienst

Zustellung von Benachrichtigungen durch Google, Mozilla oder Apple, je nach Gerät. Push-Adresse des Geräts und verschlüsselter Inhalt, den der Anbieter nicht lesen kann.

openFDA

Nachschlagen eines Medikaments per Strichcode, U.S. Food and Drug Administration. Die Abfrage stellt unser Server; übermittelt wird ausschließlich der Strichcode.

Darüber hinaus setzen wir keine weiteren Dienstleister ein. Insbesondere verwenden wir kein Google Analytics, keine Werbenetzwerke, keine eingebundenen Schriftarten von fremden Servern und keinen SMS-Versand.

6.3 Einrichtungen

Wenn Sie eine Freigabe an einen Pflegedienst oder eine Tagespflege erteilt haben, erhält diese Einrichtung den freigegebenen Ausschnitt Ihrer Daten. Die Einrichtung ist für die weitere Verarbeitung in ihrem eigenen Verantwortungsbereich selbst verantwortlich.

Soweit uns Einrichtungen Daten anvertrauen, die der beruflichen Schweigepflicht unterliegen, sind wir und alle bei uns tätigen Personen nach § 203 Abs. 4 StGB zur Geheimhaltung verpflichtet.

6.4 Sonstige Empfänger

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder es zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c bzw. lit. f DSGVO).

Ja, an einer Stelle. Unsere Datenbank, die Dateiablage, die Auslieferung der Anwendung und der E-Mail-Versand liegen vollständig innerhalb der Europäischen Union.

Die Sprach- und Textverarbeitung nach Abschnitt 5.7 läuft über OpenAI. Dabei können Daten in die Vereinigten Staaten übermittelt werden. Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die wir mit OpenAI geschlossen haben. OpenAI ist nicht unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO trägt diese Übermittlung also nicht, sondern allein die Klauseln. Wir haben die Risiken der Übermittlung geprüft und dokumentiert. Sie findet ausschließlich statt, wenn Sie in die Sprachfunktionen eingewilligt haben; ohne diese Einwilligung verlassen Ihre Daten die Europäische Union nicht.

Beim Nachschlagen eines Medikaments (Abschnitt 5.8) wird ein Strichcode an openFDA in den Vereinigten Staaten übermittelt. Die Abfrage stellt unser Server; personenbezogene Daten werden dabei nicht übertragen.

Zugriffsprotokolle

7 Tage

Audioaufnahmen

Unmittelbar nach der Umwandlung in Text verworfen; auf dem Gerät längstens 24 Stunden, falls die Übertragung scheitert

Missbrauchsprotokolle

Beim KI-Dienstleister bis zu 30 Tage, ausgenommen Diktate

Ratenbremse (Missbrauchsabwehr)

7 Tage ab dem Beginn des Zählfensters; die Schlüssel sind pseudonymisiert. Bei Kontolöschung gehen die Zeilen mit der Kontokennung sofort

Warteliste, Downloads, Anfragen

24 Monate ab der Anmeldung. Unbestätigte Anmeldungen werden schon nach 48 Stunden gelöscht. Bei einer Kontolöschung gehen die Zeilen mit derselben E-Mail-Adresse sofort

Kalender-Abo

12 Monate ab dem Einrichten; danach 30 Tage, bis die Abo-Adresse gelöscht wird. Widerrufen könnt ihr jederzeit in der App

Nutzerkonto

Im laufenden Betrieb sofort und nicht umkehrbar. In den täglichen Sicherungskopien der Datenbank bleibt der Stand bis zu 7 Tage erhalten und wird dann überschrieben

Sicherungskopien

7 Tage rollierend

Pflegedokumentation

Bis Widerruf oder Löschung des Profils

Nachweise

Einwilligung und Vertretung: 3 Jahre nach Ende der Verarbeitung

Supportvorgänge

2 Jahre nach Abschluss

Pilotprojekt

30 Tage nach dem 28.02.2027

Darüber hinaus gilt:

• Widerruf einer Einwilligung: Ab dem Widerruf verarbeiten wir die betroffenen Daten für diesen Zweck nicht mehr. Was bis dahin dokumentiert wurde, bleibt in Ihrer Akte stehen. Es ist Ihre Dokumentation, und ein Widerruf macht sie nicht wertlos.
• Löschen können Sie jederzeit selbst: einzelne Einträge in der App, die ganze Akte im Profil der betreuten Person, und Ihr Konto mit allen Daten unter Einstellungen. Verlangen Sie die Löschung von uns (Art. 17 Abs. 1 lit. b DSGVO), führen wir sie unverzüglich aus, spätestens innerhalb von 30 Tagen.
• In Sicherungskopien können Daten technisch bedingt bis zu 7 Tage länger vorhanden sein. Sie werden dort nicht mehr aktiv genutzt und nach Ablauf des Sicherungszyklus überschrieben.
• Nach Ende des Pilotprojekts löschen wir alle im Pilot erhobenen Daten innerhalb von 30 Tagen, sofern Sie nicht ausdrücklich in die Übernahme in den Regelbetrieb einwilligen.
• Nach dem Tod der pflegebedürftigen Person löschen wir das Pflegeprofil auf Mitteilung durch die Angehörigen, spätestens 90 Tage nach Kenntnis. Die Daten der weiterhin beteiligten Angehörigen bleiben davon unberührt.
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa aus § 147 AO oder § 257 HGB, gehen einer Löschung vor. Für die Dauer der Aufbewahrung schränken wir die Verarbeitung ein.

Löschen Sie Ihr Nutzerkonto, werden Ihre Daten im laufenden Betrieb sofort und unwiderruflich entfernt. In den täglichen Sicherungskopien unserer Datenbank bleibt der Stand noch bis zu sieben Tage erhalten und wird dann überschrieben; aus diesen Kopien lesen wir nicht, sie dienen allein der Wiederherstellung nach einem Ausfall. Nicht erfasst ist die eigene Dokumentation eines angebundenen Pflegedienstes: Sie liegt bei ihm, und er ist dafür eigener Verantwortlicher.

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören insbesondere:

• Verschlüsselte Übertragung aller Daten zwischen Ihrem Gerät und unseren Servern (TLS)
• Verschlüsselte Speicherung der Daten auf unseren Servern
• Ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept, das jeder Person nur die für ihre Aufgabe erforderlichen Daten zugänglich macht
• Protokollierung von Zugriffen auf personenbezogene Daten
• Verschlüsselung der Inhalte von Push-Benachrichtigungen
• Verpflichtung aller Personen mit Datenzugang auf Vertraulichkeit nach Art. 32 Abs. 4 DSGVO, § 53 BDSG und § 203 Abs. 4 StGB
• Tägliche Sicherung der Datenbank mit sieben Tagen Aufbewahrung
• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung dieser Maßnahmen

Auskunft

Sie können erfahren, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten, zu welchen Zwecken, wer sie erhält, wie lange wir sie speichern und woher sie stammen. Sie erhalten eine Kopie. (Art. 15 DSGVO)

Berichtigung

Sie können unrichtige Daten korrigieren und unvollständige Daten vervollständigen lassen. (Art. 16 DSGVO)

Löschung

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. (Art. 17 DSGVO)

Einschränkung

Sie können verlangen, dass wir Ihre Daten vorerst nur speichern und nicht weiter verwenden. (Art. 18 DSGVO)

Übertragbarkeit

Sie können Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format erhalten oder direkt an einen anderen Anbieter übertragen lassen. (Art. 20 DSGVO)

Widerspruch

Gegen Verarbeitungen auf Grundlage eines berechtigten Interesses können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. (Art. 21 DSGVO)

Widerruf Ihrer Einwilligung

Sie können jede erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen, formlos, ohne Angabe von Gründen und ohne dass Ihnen dadurch Nachteile entstehen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Den Widerruf erklären Sie auf einem von drei Wegen:

• In der App unter Einstellungen → Datenschutz & Daten. Dort stehen die Einwilligung in die KI-Funktionen und die Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten.
• Für eine einzelne betreute Person im Profil dieser Person. Dort stehen die fünf Zwecke getrennt: Gesundheitsdaten, KI-Auswertung, Sprachaufnahme, Freigabe an die Familie und Freigabe an den Pflegedienst.
• Formlos an j.kittan@heartly-care.de, ohne Angabe von Gründen.

Der Widerruf ist genauso einfach wie die Erteilung.

Bitte beachten Sie: Ohne Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten können wir die Pflegedokumentation nicht anbieten. Ihr Nutzerkonto können Sie weiterhin behalten. Den Widerruf der Sprachfunktionen können Sie erklären, ohne dass die übrigen Funktionen entfallen.

So machen Sie Ihre Rechte geltend

Wenden Sie sich an j.kittan@heartly-care.de oder an die in Abschnitt 1 genannte Anschrift. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). In komplexen Fällen können wir diese Frist um bis zu zwei Monate verlängern; darüber informieren wir Sie.

Zum Schutz Ihrer Daten müssen wir Ihre Identität feststellen, bevor wir Auskunft erteilen (Art. 12 Abs. 6 DSGVO).

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), bei der Behörde Ihres Wohnorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Wilhelmstraße 7, 65185 Wiesbaden
Telefon: 0611 1408-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Internet: datenschutz.hessen.de

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne die in der App als erforderlich gekennzeichneten Angaben können wir die jeweilige Funktion allerdings nicht anbieten. Die Teilnahme am Pilotprojekt ist freiwillig; wer nicht teilnimmt, erhält die Leistungen der beteiligten Einrichtung unverändert.

Ein großer Teil der Menschen, deren Pflege über Heartly organisiert wird, kann nicht mehr selbst wirksam einwilligen. Deshalb fragen wir direkt nach dem Anlegen eines Pflegeprofils, wer der Speicherung der Gesundheitsangaben zustimmt:

• Sie sind die pflegebedürftige Person und willigen selbst ein, oder
• Sie sind bevollmächtigt, etwa durch eine Vorsorgevollmacht nach § 1820 BGB, oder
• Sie sind gerichtlich bestellte Betreuerin oder bestellter Betreuer mit passendem Aufgabenkreis nach §§ 1814 ff. BGB, oder
• niemand kann wirksam einwilligen. Das halten Sie dann ausdrücklich fest, und KI-Auswertung und Diktat bleiben für diese Person aus.

Diese Angabe erfragt die App, bevor sie Pflegegrad und weitere Gesundheitsangaben erfasst. Ändern oder widerrufen können Sie sie jederzeit im Profil der Person.

Wichtig: Ein Verwandtschaftsverhältnis allein berechtigt nicht zur Vertretung. Kinder sind für ihre Eltern nicht automatisch vertretungsbefugt. Kann die pflegebedürftige Person noch selbst entscheiden, sollte sie selbst einwilligen, auch wenn sie die App nicht bedient.

Wenn Sie Daten einer anderen Person eingeben, sind Sie dafür verantwortlich, dass Sie dazu berechtigt sind und dass die betroffene Person über diese Datenschutzerklärung informiert wird. Wir stellen Ihnen dafür ein Informationsblatt zur Verfügung.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie vorab in der App oder per E-Mail. Sind Änderungen für eine Verarbeitung erheblich, für die Sie eingewilligt haben, holen wir Ihre Einwilligung erneut ein.

Heartly GbR
Liebigstraße 28, 64293 Darmstadt
Ansprechpartner für Datenschutz: Justin Kittan
E-Mail: j.kittan@heartly-care.de